PROYECTO ADMINISTRACION DE BOTICAS

Administrador de Botica

Administrará la botica a su cargo y tomará decisiones de la misma, así como todo tipo de control, desde los controles operativos, controles de calidad de servicio post venta, controles de funcionamiento de equipos, etc; con correspondencia a su cargo.

Las ventas diarias con informes y montos a gerencia administrativa.

Remitirá todo tipo de información para el procesamiento contable (ingresos y egresos), debidamente documento (vouchers, boletas, facturas, gastos, informes, etc.) con su visto.

Hará contacto con el proveedor bajo la autorización del Gerente General para la compra de perfumería. Estará en contacto con los departamentos de contabilidad, logística y almacén, remitiendo documentación específica para estas áreas.

Funciones descriptivas de un Administrador

1.      Organizar Agenda del personal

·         Horario del personal (entrada y salida)

·         Definir prioridad de atención al cliente en horas punta, etc.

·         Definir personal de emergencia para labores extras.

·         Definir personal estratégico de ventas de impulsación, con capacitación previa o información según su criterio.

·         Definir personal para Inventario de Perfumería.

2.      Coordinación con el químico farmacéutico sobre:

·         Inventarios, reportes y verificación de irregularidades, informes de productos a Gerencia General mensualmente o cuando lo requieran.

·         Conocimiento de los productos nuevos.

·         Agenda de capacitaciones, asesoramiento al personal, según lo requieran; sobre productos o atención al cliente.

3.      Evaluación constante del rendimiento del personal (vendedores, cajeros, químicos, servicios de entrega, impulsadotas, vigilancia, tinka, servicios de limpieza, bascula, etc.), debiendo llevar un cuaderno de control de personal; con el fin de tomarlo en consideración en toma decisiones tales como: derivación de funciones, premios e incentivos, capacitación, descuentos al personal debidos a productos faltantes en inventarios, productos dañados, quebrado, etc. (previa verificación de su ingreso a la Botica); y otras a tener en cuenta.

4.      Realizar pedidos de perfumería y otros; teniendo en cuenta:

·         Abastecimiento de productos de perfumería:

1.      Abastecerse de los mismos de acuerdo a la revisión de faltantes o criterios tales como:

1.1.  Requerimientos hechos por clientes, proporcionándoles soluciones rápidas y efectivas.

1.2.  Rotación de productos.

1.3.  Oportunidad de compra

1.4.  Márgenes de descuento proporcionados por los proveedores.

1.5.  Evaluación del químico farmacéutico.

1.6.  Epidemia y/o emergencias declaradas por el Ministerio de Salud, teniendo en cuenta indicadores de costo y demanda social, evitando excesos de stock y pérdidas innecesarias a la empresa.

2.      Abastecerse de productos requeridos por otras sucursales, previa solicitud, creando los cargos y descargos respectivos en el sistema computarizado (LOLFAR), emitiendo los documentos necesarios.

·         Abastecimiento de útiles de oficina y limpieza.

·         Revisión de perfumería y otros:

1.      Comprobante de  factura, descuentos de facturas.

2.      Establecer precios y descuentos de los mismos.

3.      Actualizar precios y descuentos en el sistema (LOLFAR)

4.      Proceder según lo hace logística y almacén.

5.      Otras medidas administrativas.

·         Canje pedidos perfumería u otros:

1.      Informa a proveedores para su respectivo cambio o devolución con el cargo respectivo.

2.      Canje de pedidos a almacén con la guía respectiva, del mismo modo se procederá para su reingreso a la botica.

5.      Enviar comprobantes (guías, facturas) de compra de perfumería y otros, con las respectivas verificaciones, sellos y firmas; a la logística para su cancelación.

6.      Derivar información así como comprobantes necesarios (guías, facturas, disquetes, etc.) para control de los inventarios en logística y análisis de los mismos (perfumería).

7.      Derivar información en disquetes de cargos y descargar o guías de remisión para el procesamiento en almacén de los mismo (perfumería).

8.      Verificar los arqueos a cajeras.

·         Revisar cuadre de caja, entrega de efectivo y saldos de caja (ambos turnos).

·         Evaluación del manejo de caja cuando lo crea conveniente.

9.      Llevar un cuaderno de control de Gastos, donde indicará le fecha del documento, el monto de la salida de efectivo y su direccionamiento.

10.  Delegar un encargado de mantener el orden de los documentos, materiales de trabajo u oficina que le son asignados.

11.  Realizar resumen de inventarios de oficina:

• Artículos de oficina (papel, perforador, engrapador, etc)
• Mueble y enseres de la botica (anual) (vitrinas, exhibidores de laboratorios, mesas, escritorios, etc.)
• Equipos de informática (cpu, teclados, impresoras, Mouse, monitores, etc.)
• Herramientas de mantenimiento (desarmadores, alicates, soldador, alambres, etc.)
• Útiles de limpieza (escobas, trapeadores, cera, etc.)

12.  Elaboración de informes:

• Reporte de productos más vendidos.
• Reporte de Descuentos, precios, rotación de productos, evaluación de impacto de productos.
• Evaluación, cronogramas, encuestas, test, etc. Realizados al personal con el fin de establecer el grado de conocimiento y eficiencia del mismo.
• Reporte de inventarios de perfumería.
• Otros que se crean necesarios.

13.  Autorización de créditos a clientes, previa evaluación con Gerencia, verificar cancelación puntual de los mismos, caso contrario proceder a tomar las medidas necesarias.

14.  Control de mantenimiento de local; orden, limpieza, actividades extraordinarias, etc.

15.  Mantener la comunicación con el resto de filiales, con criterios de ética, en cuanto a:

• Manejo de información
• Rapidez de la misma y eficiencia.
• Control de su propio expendio.
• No generar duplicación en los ingresos y egresos de productos.
• Conocimiento y control del stock.

16.  Apoyo a la empresa en actividades propias de ella.

17.  Y todo aquello que comprenda a su ámbito, bajo su responsabilidad.

Químico Farmacéutico.

Prescribir medicamentos con las normas estipuladas del Ministerio de Educación, Colegio de Farmacéuticos, DIRMIN (Dirección Regional de Insumos Medicina Drogas); estar al tanto de las nuevas sustancias y medicamentos aptos para el consumo de la población, debiendo informar de los mismo tanto al personal como a sus superiores, especificando en caso las bondades y consecuencias de su consumo. Se encargará de realizar capacitaciones al personal sobre este punto y sobre cuestiones  de atención al cliente.

Será un cercano colaborador del Administrador y, de faltar este; ocupará su lugar.

En sus labores propias como son: control de inventarios, rotación de medicamentos, capacitación al personal, ventas, etc. Impulsará la constante investigación de factores como son: rotación de stock, material quirúrgico idóneos, materiales, marketing, etc.

Funciones descriptivas

1. Dispensar y, en su caso, controlar y supervisar el expendio de los medicamentos.
2. Verificar y controlar que el despacho de las recetas se efectúe conforme a lo que establece el DS 021-2001SA En el Capítulo IV del Título Segundo.
3. Adquirir, custodiar y controlar el expendio de las drogas de uso medico sujetas a fiscalización.
4. Disponer y controlar que el despacho de los medicamentos, cuando su venta se efectué de manera fraccionada deberán permanecer y ser conservados en la botica en sus envases originales y para la venta se consignará en su envase la siguiente información:

·         Nombre y dirección del establecimiento farmacéutico.

·         Nombre del producto,

·         Concentración del principio activo,

·         Vía de administración,

·         Fecha de vencimiento y

·         Número de lote.

5. Vigilar que el sistema de almacenamiento, estabilidad y calidad; y en el caso de productos controlados, su seguridad. Con este fin, delegará al personal asistente y auxiliar el tamaño o extensión de cierto duermo de laboratorios, creando grupos de acuerdo al tamaño o extensión del laboratorio o laboratorios, debiendo a su vez también controlar los faltantes, vencimientos y pérdidas producidas en su sector.
6. Entrenar, capacitar y supervisar permanentemente al personal asistente y auxiliar en correcto desempeño de las funciones de almacenamiento (conservación y rotación de los medicamentos, teniendo el cuidado de orientarlos en cuanto al uso del sistema FEFO: Primeros productos que expiran son los primeros que salen) y expendio (Interpretación de recetas medicas en relación a la necesidad del cliente, técnicas de marketing y venta).
7. Verificar que los productos contaminados, adulterados, falsificados o vencidos sean retirados de la venta y, cuando corresponda, destruirlos.
8. Mantener actualizado el libro de drogas y ocurrencias.
9. Orientar e informar al cliente sobre el uso adecuado del producto farmacéutico, galénico, dietético y  edulcorante, recurso terapéutico natural así como de otros productos afines que se expendan.
10. Definir al persona que tomara los inventarios, teniendo presente no designarles los o sustracciones de información.
11. Actualizar y registrar en el sistema (LOLFAR) los stock de medicamentos, ingresando los cargos y descargos y creando los reportes y documentos necesarios por su control, tanto de la botica como para los departamentos de logística y gerencia general.
12. Supervisar el trabajo de Inventarios y fechas de vencimientos de productos.
13. Realizar los pedidos a Almacén teniendo en cuenta:

·         Rotación de los productos.

·         Porcentaje evaluativo del periodo anterior.

·         Realizar pedidos moderados, en coordinación con gerencia general.

14. Abastecer a las boticas filiales de productos populares, quirúrgicos, galénicos naturales, etc., previa solicitud.
15. Verificar irregularidades con el Administración y plantear soluciones ante posibles congénitas.
16. Actualizar mensualmente los informes de:

·         Fecha de vencimiento.

·         Características de los productos.

17. Portar de manera visible, mientras esta desarrollando sus actividades, su credencial.
18. y todo aquello que en su ámbito lo compete, bajo su responsabilidad.

Vendedores – Entrega

1. Acatar el cronograma de trabajo, disposiciones y políticas de la empresa.

·         Disposiciones directas, que tienen que ver con el rendimiento funcional y operativo de la botica, y por ende conllevan a la realización de los objetivos propios de la empresa.

2. Mantener el orden y limpieza de los laboratorios y anaqueles asignados.
3. Registrar las ventas realizadas, las mismas que realizara teniendo en cuenta el sistema FEFO: Primeros productos que expiran son los primeros que salen, así como los faltantes de medicina, procediendo a llenar la orden de reposición de stock para almacén, luego de realizada la revisión de anaqueles.
4. Comunicará y entregará  reportes  de inventarios (diario, semanal, mensual) al químico para que proceda a darle el curso respectivo.
5. Será capaz de evaluar y analizar el movimiento de productos farmacéuticos, para proceder a emitir su opinión en la junta de vendedores  para su discusión.
6. Deberá brindar un servicio de post venta.

·         Instruirá al cliente acerca de las bondades y beneficios del producto, así como los posibles malestares que pudiera causarle.

·         El servicio deberá ser de calidad, eficaz, humanitario y por ende gentil, proporcionando con ello un valor agregado a la atención del cliente.

7. Atender reclamos y dar soluciones a posibles contingencias.
8. Deberá tener en cuenta además:

·         Almacenamiento

Las buenas prácticas de almacenamiento, constituyen un conjunto de normas mínimas obligatorias de almacenamiento que deben cumplir los establecimientos de distribución, dispensación y expendio de Productos  farmacéuticos y afines, respecto a las instalaciones, equipamiento y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características  y propiedades de los productos.

El almacén de NORTFARMA SAC y sus boticas deben contar con personal calificado para las tareas asignadas y designar al Químico Farmacéutico para implementar y mantener un sistema que garantice el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento:

a.             Antes de decepcionar los productos se debe confrontar las guías (almacén) o facturas de proveedores que acompañan el producto con el requerimiento u orden de compra que cada administrador (Perfumería) o Químico Farmacéutico (medicina y material quirúrgico) hallan pedido.

b.             La recepción será certificad por la persona responsable de la Botica, consignando al Almacén General el Sello de recibido en la copia del mismo verificando las guías o facturas, cantidad de cajas y/o bolsas que le entregarán.

c.              Deberá verificar el producto con las guías o facturas:

-          Nombre del producto.

-          Concentración y forma farmacéutica, cuando corresponda.

-          Fabricante,

-          Presentación,

-          Cantidad solicitada.

-          Fecha de vencimiento,

-          Lote Nº de registro o sanitario,

-          Otros documentos e información establecida en la orden de compra o requerimiento.

-          Razón social del proveedor,

-          Nº de guía de compra.

d.             En caso de exigir discrepancias ante los documentos y productos, se procederá a comunicar al químico farmacéutico o Administrador (bajo su responsabilidad)

·         Venta de productos fraccionarios

a.            Deberán permanecer y ser conservados por la Botica los productos farmacéuticos, galénicos dietéticos y edulcorantes en sus envases originales.

b.            Los productos que se dispensan en forma fragmentada, deberán expenderse  en envases en los cuales se consignará por lo menos, la siguiente información:

i.                    Nombre y dirección del establecimiento.

ii.                  Nombre del producto.

iii.                Concentración del principio activo,

iv.                 Vía de administración.

v.                   Fecha de vencimiento y número de lote.

c.            Atención de recetas

Verificar que las recetas tengas la siguiente  información:

-          Nombre, dirección y número de colegiatura del profesional que la extendió o nombre del Centro de salud cuando se trata de recetas oficiales del establecimiento.

-          Nombre del paciente.

-          Nombre del producto con su denominación común internacional si tuviese.

-          Forma farmacéutica.

-          Posología, indicando numero de unidades por tomas y la duración del tratamiento.

-          Vencido el plazo de validez de la receta fijada por el prescriptor, no podrá dispensarse, contra su presentación, ninguno de los productos de ventas bajo receta medica aludidas en la misma.

-          Deberán información con su Químicos farmacéutico.

d.            Entrega

1.      La entrega debe ceñirse a las funciones que le compete de acuerdo a lo ya escrito.

2.      Toda entrega es su responsabilidad.

Cajeros

Persona encargada de efectivizar lo venta mediante el otorgamiento de comprobantes de pago.

Funciones descriptivas

·         Recibir ticket y procesar en computador las ventas y entregar comprobantes de pago.

·         Emitir reporte de ventas para luego enviarlos a contabilidad.

·         Verificar montos efectivos con la hoja de reportes

·         Cierre de caja según su horario de trabajo.

·         Verificación de liquidación de teléfono público, balanza, tinka.

·         Apoyo e inventarios.

·         Encargada de tener circulante monetario para su labor o que la administradora designe un proveedor que se agencie al banco.

ORGANIGRAMA: